Office Manager bij Rollo.ai in Antwerpen

Waarom deze rol ertoe doet

Jij runt de backoffice van een klein, snelgroeiend AI-bedrijf én helpt die backoffice heruitvinden. Dit is de rechterhand van de CEO: finance, HR en interne operations liggen bij jou. Je houdt de essentie draaiend (leveranciers- en klantenadministratie, loonverwerking, onboarding, cash) en zodra je de processen doorhebt, begin je ze te automatiseren. Hands-on en met veel vertrouwen, met echte verantwoordelijkheid vanaf dag één.

Over Rollo.ai

Rollo.ai is het no-nonsense AI-bureau van Antwerpen. We bouwen AI-agents op maat die het geploeter wegvegen zodat teams zich kunnen richten op wat echt telt. Wij vinden dat finance en operations rijp zijn voor AI-native workflows, en we zoeken iemand die de operationele ruggengraat bouwt die ons draaiende houdt terwijl hij of zij ons helpt de manier waarop we werken te heroverwegen en te automatiseren. We zijn samenwerkingsgericht, gefocust op impact en allergisch aan gebakken lucht.

Wat je gaat doen

Finance & operations

• Je beheert de leveranciers- en klantenadministratie (AP/AR) van a tot z.
• Je verzorgt de loonverwerking en zorgt dat iedereen correct en op tijd wordt betaald, in samenwerking met ons sociaal secretariaat.
• Je beheert de cash en houdt onze finance- en ops-tools op orde.
• Je regelt on- en offboarding aan de people-ops-kant.

HR & office

• Je houdt de HR-administratie en compliance vlot draaiende.
• Je maakt van ons Antwerpse hoofdkantoor een plek waar mensen graag naartoe komen.
• Je bent mede-eigenaar van de logistiek: events, reizen, interne operations en de dagelijkse teamervaring.

Automatiseren & bouwen met AI

• Je doorgrondt onze bestaande finance- en ops-processen, documenteert ze en maakt ze beter.
• Je experimenteert met AI-tools en agentic workflows om het repetitieve werk te automatiseren.
• Je brengt ideeën aan die operations scherper en klanten tevredener maken.

Must-haves

• 3+ jaar ervaring met office-, finance- en/of HR-operations in een kmo.
• Hands-on ervaring met kernprocessen in finance (AP/AR, loon, cash). Je hoeft geen controller te zijn, maar je hebt het échte werk gedaan.
• Werkkennis van Belgische HR- en loonadministratie.
• Vloeiend in Nederlands en Engels (je werkt met Belgische loonverwerking, het sociaal secretariaat en leveranciers, en je zit in een Engelstalig team).
• Oog voor detail, georganiseerd en oprecht betrouwbaar met geld en deadlines.

Nice-to-haves

• Tech-savvy en nieuwsgierig naar AI-tools, bereid om te experimenteren (geen AI-expertise vereist).
• Ervaring in een start-up of een kleine, snel veranderende omgeving.
• Een track record in het verbeteren of automatiseren van een proces, niet alleen het draaiende houden ervan.

Hoe je werkt

• Je krijgt dingen gedaan en daagt de status quo uit in plaats van hem enkel te onderhouden.
• Je bent een self-starter die zich comfortabel voelt bij het van a tot z opnemen van ambigue problemen.
• Je wil een steile leercurve: hier raak je in maanden meer aan van hoe een bedrijf draait dan elders in jaren.
• Je bent eerlijk en ego-arm, en je wil het juist doen, niet gelijk krijgen.

Wat je krijgt

• Echte impact: je bepaalt mee hoe het bedrijf draait, en je ideeën landen meteen.
• Groei: leer van ervaren ondernemers en groei mee terwijl wij uitbreiden.
• Hybride flexibiliteit: Antwerps kantoor plus remote dagen, ingedeeld op de manier die voor jou werkt.
• Cultuur: een samenwerkingsgericht, ondersteunend team dat het werk ernstig neemt, maar zichzelf niet.
• Ecosysteem: een plek in de Antwerpse tech-scene.
• Competitieve verloning: loon en voordelen die je talent en impact respecteren.

Hoe we aanwerven

We houden ons aanwervingsproces gefocust en menselijk:

• Kennismakingsgesprek (30 min): wederzijdse klik en vragen over de rol en Rollo.
• Team- en cultuurgesprek: ontmoet je toekomstige collega's.

We schakelen snel en geven bij elke stap duidelijke feedback.

Hoe je solliciteert

Stuur ons je cv of LinkedIn-profiel en een korte motivatie waarom finance & ops je enthousiast maakt, naar hr@rollo.ai met als onderwerp "I want to be the Rollo Office Manager."

Rollo.ai zet in op diversiteit en inclusie. Verschillende achtergronden en perspectieven maken teams beter. Ben je enthousiast over de rol maar vink je niet elk vakje aan? Neem toch contact op.

Pay: €2.355,78 - €3.635,69 per month

Benefits:

• Cell phone reimbursement
• Commuter assistance
• Company computer
• Company events
• Eco vouchers
• Food allowance
• Mileage reimbursement
• Travel reimbursement

Work Location: In person